Die E-Mail-Signatur als ein wichtiges Informationsinstrument

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Erstellt am Dienstag, 16. August 2011 16:17

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Im Geschäftsalltag ist die E-Mail-Signatur ein unverzichtbares Werkzeug zur Kundeninformation und Kundenbindung. Seit 2007 wird die E-Mail offiziell mit dem Geschäftsbrief gleich gestellt. Daher ist jeder Unternehmer verpflichtet gewisse Grundinformationen anzugeben.

Die moderne elektronische Nachricht gehört heute zum alltäglichen Übertragungsmedium. Hunderte dieser kleinen Mitteilungen landen täglich in unseren Posteingängen. Einige Mails sind rein informativ, andere dienen als Benachrichtigung und wieder andere sind eher privater Natur. Doch der größte Teil der Mails sind hoch komplex und nicht in ein paar Minuten beantwortet. Da ist es praktisch, wenn man den Absender gleich zurückruft und den Sachverhalt direkt telefonisch besprechen kann. Das, finde ich, ist ein wichtigster Grund, weshalb am Ende einer jeden E-Mail eine Signatur mit Namen und Telefonnummer stehen sollte. Der Empfänger hat so die Möglichkeit schnell und flexibel auf Ihre Nachricht zu reagieren.

Doch die Signatur kann noch mehr. Haben Sie schon mal darüber nachgedacht, in jeder Mail über Ihre Veranstaltungen, Termine und Messen zu informieren? Das sollten Sie auf jeden Fall tun. Auch wenn die Signatur ganz unten steht, wird sie doch gelesen und das tolle daran: Sie wird auch angehängt, wenn die Mail an andere Empfänger weitergeleitet wird. Sie haben so die Möglichkeit, viel mehr Leute zu erreichen.

Wenn Sie diese Informationen nun in die Signatur einfügen, sollten Sie einige Dinge beachten. Die Infos sollten etwas besonderes sein, wie beispielsweise eine Messe, an der Sie teilnehmen oder ein großes Jubiläum Ihrer Firma. Es ist wichtig, dass die Botschaften nicht den Rahmen der E-Mail sprengen. Bitte fassen Sie sich deswegen besonders kurz. Die E-Mail wird unter Umständen mehrfach von Ihnen beantwortet und bei jeder Antwort wird Ihre Signatur wieder mit angehängt. Mehr als 5 Zeilen in einer normalen Schriftgröße sollten es auf keinen Fall sein. Trennen Sie die Informationen optisch von den Kontaktdaten und verwenden Sie keine übertrieben auffälligen Farben, da diese von der eigentlichen Nachricht zu sehr ablenken.

Stellen Sie die Informationen geschickt ein, werden sich die Interessenten über Ihre Kontaktdaten der Signatur bei Ihnen melden und ggf. nähere Informationen einholen.